[Bônus] Qual é a diferença entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio de projetos?


Qual é a diferença entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio de projetos?

O gerenciamento de portfólio de projetos é necessário para levar todos os seus projetos ao sucesso.


PM (Project Management) vs. PPM (Portfolio Project Management).

Você provavelmente já ouviu falar de gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio de projetos (a menos que viva sob uma pedra). Você pode pensar que essas coisas são quase sinônimos, mas esse não é o caso.


Se você não tem certeza da diferença, está com sorte! Nós vamos ajudá-lo a entender os dois e o papel que eles desempenham em quase todos os negócios. Em seu livro, O Projeto Exercício Bob Buttrick, PMP, fornece uma resposta simples e fácil de entender para a pergunta PM vs. PPM:


“Direcionar o projeto individualmente corretamente garantirá que ele seja feito corretamente. Dirigir 'todos os projetos' com sucesso garantirá que estamos realizando os projetos certos.”


Se você juntar o gerenciamento de projetos e o gerenciamento de portfólio de projetos, isso acabaria significando fazer os projetos certos. Isso soa bem, não é? Mas vamos um pouco mais fundo para realmente entender o que está envolvido em ambos. Enquanto estamos nisso, também discutiremos brevemente o gerenciamento de programas e como ele se encaixa nessa imagem.


O que é gerenciamento de projetos?


A maioria das pessoas conhece o conceito de gerenciamento de projetos, mas com o objetivo de compará-lo ao gerenciamento de portfólio de projetos, forneceremos uma definição clara. Simplificando, o gerenciamento de projetos é uma série de tarefas executadas para produzir um produto, serviço ou resultado especificado, geralmente dentro de um período de tempo designado.


O gerenciamento de projetos inclui colaboração no trabalho e gerenciamento de tarefas. Um projeto normalmente possui um gerente de projeto e uma equipe de projeto. Um gerente de projeto pode gerenciar vários projetos, desde que ele tenha capacidade suficiente.


Um gerente de projeto pode ter as seguintes tarefas:


  • Esclarecer os objetivos do projeto e atribuir tarefas e responsabilidades;

  • Planejamento e acompanhamento dos cronogramas do projeto e marcos detalhados;

  • Verificação do progresso do projeto e sua aderência ao cronograma, orçamento e requisitos;

  • Monitoramento do portfólio de riscos;

  • Gerenciamento de uma equipe para o sucesso. Isso envolve a superação de conflitos no nível mais baixo, a comunicação com os membros da equipe e a ligação com as principais partes interessadas;

  • Um gerente de projeto precisa ter não apenas habilidades técnicas, mas também várias habilidades pessoais, incluindo gerenciamento de equipes, competência social, autogerenciamento e gerenciamento de estresse.


O que é gerenciamento de portfólio de projetos?


Gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) é o gerenciamento de todos os projetos em uma organização de uma perspectiva de alto nível. Muitas empresas usam um PMO (Project Management Officer) para gerenciar todas as atividades relacionadas ao PPM. O PMO é o centro de todos os projetos do negócio, impulsionando o PPM em um nível amplamente estratégico.


O PMO é uma entidade fixa e permanente dentro da organização comercial. Os pontos focais de seu trabalho são gerenciamento de recursos e comunicação em vários níveis, bem como em projetos (fonte: Strasser ).


Em outras palavras, o objetivo do PPM é priorizar projetos, planejar e equipá-los de forma realista com funcionários qualificados e disponíveis (gerenciamento de recursos), monitorá-los e manter todas as partes envolvidas informadas sobre seu status.


O PPM segue uma abordagem de cima para baixo. Isso garante que projetos importantes e menos arriscados sejam implementados primeiro e que eles também tenham os recursos necessários. As capacidades restantes são então usadas para iniciativas adicionais. O PPM valoriza muito o planejamento e a resolução de conflitos de recursos, o que, por sua vez, aumenta a criação de valor em um negócio.


As tarefas de gerenciamento de portfólio de projetos podem incluir:


  • Alinhamento estratégico: seleção e priorização de projetos alinhados aos objetivos estratégicos

  • Gerenciamento de recursos: planejamento, gerenciamento e recrutamento de recursos humanos em termos de projetos Isso inclui acompanhar as habilidades e capacidades dos funcionários, além de levar em consideração cronogramas e orçamentos do projeto

  • Planejamento aproximado de etapas: iniciando, planejando, implementando e concluindo os projetos

  • Treinamento e treinamento de gerentes e equipes de projetos

  • Introdução e manutenção de métodos, ferramentas e tecnologias de MP

  • Controle de portfólio de projetos: monitorando e avaliando o progresso do projeto

  • Suporte ao projeto: comunicação e suporte às equipes do projeto

  • Suporte ao programa: comunicação e suporte aos gerentes de programas, especialmente em relação a riscos, problemas e dependências para encontrar soluções para manter o programa em bom estado


Por que as empresas usam o PPM


A linha entre o gerenciamento de projetos e o gerenciamento de portfólio de projetos é frequentemente borrada porque as pessoas tentam realizar todas as tarefas que discutimos sob o título de gerenciamento de projetos.


Para empresas que trabalham em um grande número de projetos, faz sentido delinear claramente entre o PPM e o gerenciamento de projetos. O gerenciamento de projetos concentra-se na execução de projetos individuais, enquanto o PPM mantém a visão geral em mente para tomar decisões estratégicas.


Quando uma empresa não usa o gerenciamento de portfólio de projetos, geralmente encontra o problema comum de implementar muitos projetos sem importância. Essa prática faz com que os funcionários sejam constantemente sobrecarregados e excessivamente estendidos. Isso também leva à interrupção dos projetos devido à baixa qualidade ou simplesmente porque eles não são viáveis.


Sem PPM, uma abordagem de baixo para cima consome recursos desnecessários, negligenciar a estratégia de negócios e colocar projetos uns contra os outros em uma competição que geralmente só tem um vencedor.


Uma observação sobre o gerenciamento de programas


Muitas empresas também optam por implementar o gerenciamento de programas. Um programa é um grupo ou sub-portfólio de projetos relacionados que, juntos, cumprem o mesmo benefício ou objetivo estratégico.


O gerenciamento do programa se concentra no sucesso do programa como um todo, em oposição aos sucessos individuais de cada projeto. Em outras palavras, o objetivo do gerenciamento de programas é alcançar o resultado desejado para esse grupo de projetos da maneira mais eficiente possível.


Os gerentes de programa se comunicam regularmente com os gerentes de projeto. Eles também coordenam com o PMO para garantir que os projetos corretos sejam escolhidos e priorizados, para identificar riscos, problemas e dependências e para encontrar soluções para atingir o objetivo e manter o programa no caminho certo.

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