O que é um PMO e por que preciso dele? (PMO Parte 1)

Todas as razões que sua empresa precisa para ter um profissional de gerenciamento de projetos

A série PMO no blog da Baymetrics

Parte 2: Como o PMO se encaixa em sua empresa e as expectativas que ele deve cumprir

Parte 3: Como obter seu PMO aceito pela sua empresa

Se você está considerando um PMO (Project Management Officer/Office) pela primeira vez, pode estar pensando: “Outro departamento? Outro profissional? Isso é realmente necessário?” É difícil para muitas empresas aderir um PMO, aprova-lo e depois, uma vez aprovado, ser aceito pelos times. Algumas partes interessadas temem que ter um PMO que supervisiona projetos vá desacelerar desnecessariamente o processo, mas estamos aqui para defender os benefícios de um PMO.

Existem apenas boas razões para a introdução de um PMO, especialmente em empresas maiores, com crescente volume e complexidade de projetos. Alguém na companhia precisa acompanhar todos os processos, mudanças, conflitos, riscos e tomar decisões. A gerência sênior e os líderes de departamento geralmente têm outras coisas igualmente importantes a fazer e os gerentes de projeto cuidam de seus próprios projetos por definição. Então, quem deve cuidar da tarefa não tão pequena do gerenciamento de vários projetos?

Neste primeiro post de nossa série de quatro partes sobre Gerenciamento de Projetos, veremos o que um PMO realmente faz e quais benefícios ele traz. Nas próximas postagens, discutiremos como o PMO está ancorado na empresa, como você pode implementar melhor um PMO e como medir seu sucesso.

O que é um PMO?

Embora cada PMO seja diferente, possua diferentes poderes, responsabilidades e foco, dependendo da empresa, em geral, um PMO é definido como uma unidade organizacional permanente responsável pelo gerenciamento centralizado e coordenado de todos os projetos. As possíveis tarefas incluem o planejamento do portfólio de projetos, o desenvolvimento de padrões e estratégias de gerenciamento de projetos, o treinamento da equipe de algum projeto específico, bem como o monitoramento e o apoio direto a planos individuais.

O que exatamente um PMO faz?

Um PMO mantém uma visão geral dos projetos, conhece a estratégia da empresa e garante que ambos andem de mãos dadas. No entanto, as áreas de aplicação específicas de um PMO variam muito de empresa para empresa. Não há campos de tarefas “clássicos” do PMO, apenas diversas possibilidades:

Compilar o portfólio de projetos, classificando, selecionando e priorizando ações com base na estratégia da empresa e nos recursos disponíveis, preparando a tomada de decisão e facilitando a tomada de decisão para o conselho executivo;
Planejamento de recursos ao nível do portfólio, otimizando o uso dos mesmos e resolvendo conflito;
Manutenção dos dados atuais dos funcionários, especialmente em termos de capacidade, alocações e habilidades para o projeto;
Padronização de métodos e processos no gerenciamento de projetos;
Seleção, implementação e treinamento de funcionários em ferramentas e software aplicáveis;
Aumentar a transparência dos projetos atuais e planejados por meio de dados atualizados e confiáveis aos projetos;
Promoção do fluxo e da comunicação de informações;
Criação de uma base de conhecimento com lições aprendidas e práticas recomendadas de projetos anteriores para evitar erros repetidos;
Monitorar o progresso do projeto e controlar as dependências que afetam recursos, orçamentos e cronogramas (rastreamento do portfólio de projetos);
Treinamento de líderes e partes interessadas do projeto;
Fornecer suporte administrativo e operacional para gerentes e equipes de projetos (por exemplo, gerenciamento de conflitos, moderação de workshops etc). (Fonte: PMI)

Além de tudo você pode contar com benefícios

Desde que seu PMO possua as pessoas certas, tenha orçamento e reconhecimento suficientes e esteja ciente de suas tarefas e responsabilidades específicas (consulte a próxima Parte 2 desta série), a introdução de um PMO poderá ter um impacto positivo em todos os seus projetos.

Os benefícios incluem:

Uma base de projetos bem-sucedidos, focado na disponibilidade de recursos e na estratégia corporativa (“fazer as coisas certas da maneira certa”);
Métodos de projeto unificados e uso padronizado de tecnologia/disciplinas/conceitos em toda a empresa;
Otimizar tempo e energia dos líderes e equipes de projetos, para que possam se concentrar em outras tarefas operacionais ou estratégicas;
Comunicação aprimorada entre projetos e em toda a organização;
Transferência efetiva de conhecimento, aplicando boas práticas e minimizando erros;
Eficiência otimizada de projetos, aumento da qualidade risco reduzido do projetos.

(Fonte: CIO)

Conclusão

Com um PMO, você pode alinhar mais projetos aos objetivos corporativos. Com a ajuda de um PMO, esses projetos podem ser implementados dentro do orçamento, possibilitando usar a capacidade intelectual e recursos disponíveis. Isso significa que o custo por projeto diminui e menos projetos falham. O que, é claro, potencializa a satisfação do cliente. Parece bom, certo? Embora seja difícil ver os benefícios de um PMO no início, o valor de médio a longo prazo dos PMOs bem estabelecidos e de alta performance foi confirmado por organizações em todo o mundo.

E você, já conta com um PMO? Aqui na Baymetrics já estabelecemos o nosso e vamos apresentá-lo a você.

O Edson Rodrigues chega na Baymetrics para nos ajudar a conduzir projetos complexos, trazendo alta performance e agilidade em nossas entregas.

Profissional com 25 anos de carreira em gestão na área de TI, especialista em gerenciamento de projetos com abrangência com métodos tradicionais e ágeis em desenvolvimento de software e implantação de sistemas ERP e Fiscais; em implantação de escritórios de gerenciamento de projetos, tem apoiado empresas no aculturamento, adequação e melhoria contínua de processos em gerenciamento de projetos, atuando consultivamente junto aos executivos por meio de métricas e indicadores, no suporte aos times e partes interessadas, treinamentos em melhores práticas, em empresas dos segmentos bancário (Bradesco e Itaú), varejo (Carrefour, GEP), serviços (Hexis Científica) e indústria (GM, Bauducco, Grupo Vicunha, Multigrain, Consigaz, Grupo Ultra). Com MBA em Gestão Empresarial – FGV e MBA em Gestão de TI – FIAP, certificado PMP, ITIL V3 e PSM I. seguidor do PMI, EXIN, Scrum.org

Vamos falar sobre PMO? Comente e nos diga, depois dessa leitura, se você já conta com um PMO e como está sua jornada para otimizar a sua performance de projetos.