O gerenciamento de portfólio de projetos é necessário para levar todos os seus projetos ao sucesso.
PM (Project Management) vs. PPM (Portfolio Project Management).
Você provavelmente já ouviu falar de gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio de projetos (a menos que viva sob uma pedra). Você pode pensar que essas coisas são quase sinônimos, mas esse não é o caso.
Se você não tem certeza da diferença, está com sorte! Nós vamos ajudá-lo a entender os dois e o papel que eles desempenham em quase todos os negócios. Em seu livro, O Projeto Exercício Bob Buttrick, PMP, fornece uma resposta simples e fácil de entender para a pergunta PM vs. PPM:
“Direcionar o projeto individualmente corretamente garantirá que ele seja feito corretamente. Dirigir ‘todos os projetos’ com sucesso garantirá que estamos realizando os projetos certos.”
Se você juntar o gerenciamento de projetos e o gerenciamento de portfólio de projetos, isso acabaria significando fazer os projetos certos. Isso soa bem, não é? Mas vamos um pouco mais fundo para realmente entender o que está envolvido em ambos. Enquanto estamos nisso, também discutiremos brevemente o gerenciamento de programas e como ele se encaixa nessa imagem.
O que é gerenciamento de projetos?
A maioria das pessoas conhece o conceito de gerenciamento de projetos, mas com o objetivo de compará-lo ao gerenciamento de portfólio de projetos, forneceremos uma definição clara. Simplificando, o gerenciamento de projetos é uma série de tarefas executadas para produzir um produto, serviço ou resultado especificado, geralmente dentro de um período de tempo designado.
O gerenciamento de projetos inclui colaboração no trabalho e gerenciamento de tarefas. Um projeto normalmente possui um gerente de projeto e uma equipe de projeto. Um gerente de projeto pode gerenciar vários projetos, desde que ele tenha capacidade suficiente.
Um gerente de projeto pode ter as seguintes tarefas:
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Esclarecer os objetivos do projeto e atribuir tarefas e responsabilidades;
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Planejamento e acompanhamento dos cronogramas do projeto e marcos detalhados;
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Verificação do progresso do projeto e sua aderência ao cronograma, orçamento e requisitos;
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Monitoramento do portfólio de riscos;
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Gerenciamento de uma equipe para o sucesso. Isso envolve a superação de conflitos no nível mais baixo, a comunicação com os membros da equipe e a ligação com as principais partes interessadas;
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Um gerente de projeto precisa ter não apenas habilidades técnicas, mas também várias habilidades pessoais, incluindo gerenciamento de equipes, competência social, autogerenciamento e gerenciamento de estresse.
O que é gerenciamento de portfólio de projetos?
Gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) é o gerenciamento de todos os projetos em uma organização de uma perspectiva de alto nível. Muitas empresas usam um PMO (Project Management Officer) para gerenciar todas as atividades relacionadas ao PPM. O PMO é o centro de todos os projetos do negócio, impulsionando o PPM em um nível amplamente estratégico.
O PMO é uma entidade fixa e permanente dentro da organização comercial. Os pontos focais de seu trabalho são gerenciamento de recursos e comunicação em vários níveis, bem como em projetos (fonte: Strasser ).
Em outras palavras, o objetivo do PPM é priorizar projetos, planejar e equipá-los de forma realista com funcionários qualificados e disponíveis (gerenciamento de recursos), monitorá-los e manter todas as partes envolvidas informadas sobre seu status.
O PPM segue uma abordagem de cima para baixo. Isso garante que projetos importantes e menos arriscados sejam implementados primeiro e que eles também tenham os recursos necessários. As capacidades restantes são então usadas para iniciativas adicionais. O PPM valoriza muito o planejamento e a resolução de conflitos de recursos, o que, por sua vez, aumenta a criação de valor em um negócio.
As tarefas de gerenciamento de portfólio de projetos podem incluir:
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Alinhamento estratégico: seleção e priorização de projetos alinhados aos objetivos estratégicos
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Gerenciamento de recursos: planejamento, gerenciamento e recrutamento de recursos humanos em termos de projetos Isso inclui acompanhar as habilidades e capacidades dos funcionários, além de levar em consideração cronogramas e orçamentos do projeto
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Planejamento aproximado de etapas: iniciando, planejando, implementando e concluindo os projetos
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Treinamento e treinamento de gerentes e equipes de projetos
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Introdução e manutenção de métodos, ferramentas e tecnologias de MP
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Controle de portfólio de projetos: monitorando e avaliando o progresso do projeto
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Suporte ao projeto: comunicação e suporte às equipes do projeto
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Suporte ao programa: comunicação e suporte aos gerentes de programas, especialmente em relação a riscos, problemas e dependências para encontrar soluções para manter o programa em bom estado
Por que as empresas usam o PPM
A linha entre o gerenciamento de projetos e o gerenciamento de portfólio de projetos é frequentemente borrada porque as pessoas tentam realizar todas as tarefas que discutimos sob o título de gerenciamento de projetos.
Para empresas que trabalham em um grande número de projetos, faz sentido delinear claramente entre o PPM e o gerenciamento de projetos. O gerenciamento de projetos concentra-se na execução de projetos individuais, enquanto o PPM mantém a visão geral em mente para tomar decisões estratégicas.
Quando uma empresa não usa o gerenciamento de portfólio de projetos, geralmente encontra o problema comum de implementar muitos projetos sem importância. Essa prática faz com que os funcionários sejam constantemente sobrecarregados e excessivamente estendidos. Isso também leva à interrupção dos projetos devido à baixa qualidade ou simplesmente porque eles não são viáveis.
Sem PPM, uma abordagem de baixo para cima consome recursos desnecessários, negligenciar a estratégia de negócios e colocar projetos uns contra os outros em uma competição que geralmente só tem um vencedor.
Uma observação sobre o gerenciamento de programas
Muitas empresas também optam por implementar o gerenciamento de programas. Um programa é um grupo ou sub-portfólio de projetos relacionados que, juntos, cumprem o mesmo benefício ou objetivo estratégico.
O gerenciamento do programa se concentra no sucesso do programa como um todo, em oposição aos sucessos individuais de cada projeto. Em outras palavras, o objetivo do gerenciamento de programas é alcançar o resultado desejado para esse grupo de projetos da maneira mais eficiente possível.
Os gerentes de programa se comunicam regularmente com os gerentes de projeto. Eles também coordenam com o PMO para garantir que os projetos corretos sejam escolhidos e priorizados, para identificar riscos, problemas e dependências e para encontrar soluções para atingir o objetivo e manter o programa no caminho certo.
