Talvez os dois primeiros artigos desta série tenham convencido você a considerar um PMO em sua empresa . Talvez você já tenha um PMO com uma equipe, tarefas e já tenha passado dos primeiros dias desafiadores e agitados.
Mas como você garante que seu PMO seja estabelecido na empresa a longo prazo?
Como você pode garantir sua aceitação?
E que fases você deve esperar?
A série PMO do blog da Baymetrics
Parte 1: O que é um PMO e por que eu preciso dele?
Parte 2: Como o PMO se encaixa na sua empresa e as expectativas que ele deve cumprir
Parte 4: Avalie o sucesso do seu PMO
Entusiasmo e Otimismo
Se o seu PMO conseguir algumas vitórias rápidas logo no início, provavelmente haverá algum entusiasmo. Funcionários e partes interessadas terão a mais mente aberta para o PMO e acreditam que tudo ficará melhor a partir de agora. Afinal, alguém está finalmente cuidando de tarefas atrasadas. As vitórias rápidas ajudam na primeira fase, para que o PMO não enfrente ceticismo ou mesmo rejeição.
Exemplos de ganhos rápidos para PMOs podem ser:
-
Criação de planilhas e a utilização de uma ferramenta Lean PPM. Os efeitos são imediatamente visíveis: aumento da transparência, melhor utilização e alocação de funcionários, além de uma visão mais estratégica do pipeline do projeto.
-
Reunir-se com os líderes de projeto para reuniões de lançamento, nas quais são esclarecidos como os projetos contribuem para a estratégia corporativa e os resultados esperados. Confirme a importância dos projetos analisando o ajuste estratégico, o ROI esperado etc.
-
Aumento da produtividade nas equipes de projeto com um truque simples: utilizar algum tipo de sinal, como uma luz ou uma bandeira, para indicar quando você deseja trabalhar sem ser interrompido e quando estiver disponível para perguntas, conversas e coffee breaks. Com este pequeno ajuste, você pode aumentar substancialmente a produtividade.
No entanto, não é recomendável o foco exclusivo em vitórias rápidas. Um PMO deve se esforçar para fornecer valor sustentável à organização, o que requer gerenciamento intensivo de mudanças. Mais sobre isso na Fase 2.
Como seu PMO se torna um sucesso a longo prazo
Fase 2 – Desilusão e Incerteza
O aumento inicial nas taxas de aceitação pode desaparecer rapidamente. Geralmente, há um período de incerteza. Por quê? Seu PMO não pode fornecer continuamente sucessos diretamente visíveis e ganhos rápidos. Introduzir novas estruturas e competências e exige um maior grau de burocracia. As partes interessadas do PMO se perguntam: “Isso é realmente necessário? Qual é o valor agregado do PMO? Isso justifica o esforço?”
Nesta fase (que pode durar algum tempo), os PMOs geralmente são eliminados. O problema é que muitas empresas não medem o desempenho de seu PMO qualitativa ou quantitativamente e, portanto, não conseguem identificar nenhum potencial de melhoria. Nesse ponto, uma opinião de um especialista independente, uma análise de valor ou um gerenciamento ativo das partes interessadas pode ajudar o gestor do PMO a resolver os problemas que levam a uma “subestimação” do PMO.
Os gerentes de projeto e a gerência sênior se beneficiam mais do PMO e, portanto, podem dizer muito sobre seus benefícios.
Os motivos dessa subestimação podem ser: pessoal incorreto, recursos inadequados, falta de um plano operacional atual, comunicação inadequada, burocracia excessiva e falta de visibilidade de sucessos (mais sobre isso no artigo final desta série do PMO).
Tarefas do PMO
De acordo com um estudo do GPM, os PMOs estudados realizam as seguintes tarefas:
-
98% desenvolvem e implementam métodos, processos, ferramentas e modelos
-
87% realizam relatórios de vários projetos
-
81% são responsáveis pelo coaching do projeto
-
79% fornecem apoio a projetos individuais
-
53% das tarefas estão relacionadas à implementação de projetos individuais, mas “apenas” 52% estão relacionadas ao gerenciamento de recursos e 76% ao PPM. Também é fundamental observar que 46% dos PMOs são menos intensivos, o que significa que têm menos responsabilidades e 16% não estão envolvidos nas decisões estratégicas da organização.
Você também pode precisar alterar as responsabilidades do seu PMO. O valor de um PMO aumenta com o aumento da responsabilidade. Assim que o PMO passa de funções puramente administrativas (geração de relatórios, controle e execução de projetos) para funções de controle estratégico (gerenciamento de portfólio e benefícios), ele também se torna mais valioso. Dê ao seu PMO mais responsabilidade, deixe-o trabalhar mais de perto com a gerência sênior e integre-a ainda mais nos processos de tomada de decisão.
Fase 3 – Aceitação e Colaboração
Os objetivos da fase introdutória do PMO são: colaboração e aceitação.
Se você passar pela fase 2 com aceitação silenciosa e aumentar o valor (e a percepção de valor) do PMO, seu novo departamento ou seu novo funcionário de PMO deverá estar seguro. A recompensa é um período de longo prazo de reconhecimento e cooperação construtiva. Randall Englund disse isso bem em seu livro Creating the Project Office:
“Se você não estiver agregando valor, eles não valorizarão o que você está adicionando.”
Se o seu PMO iniciou uma fase na qual cria valor, e esse valor também é comunicado, ele foi ancorado com sucesso na sua empresa.
No entanto, ainda é necessária uma análise regular do status do PMO, incluindo a identificação de possibilidades de melhoria.
Um lançamento bem-sucedido do PMO não acontece de um dia para o outro. Você ainda pode ter um processo demorado e rico em obstáculos que transformará alguns dos seus negócios. No entanto, não há dúvida de que as mudanças melhorarão seu cenário de gerenciamento de projetos a longo prazo.
Conte-nos como é a sua experiência com seu PMO e as dificuldades que encara para implementar essa disciplina tão importante em sua empresa.
