Nesta parte final de nossa série de artigos sobre o Project Management Office/Officer (PMO), mostraremos como medir o sucesso do seu PMO.
Se você já estabeleceu KPIs (indicadores chave de desempenho) e os mede regularmente, você já merece um “tapinha nas costas”. No entanto, a maioria das empresas ainda não avaliou objetivamente se seu PMO realmente gera valor. KPIs para PMOs?
O problema é que a contribuição do PMO para a melhoria do cenário de gerenciamento de projetos é geralmente subestimada. Esta é a razão pela qual o departamento, apesar da excitação inicial, é frequentemente dissolvido (relativamente) rapidamente. No entanto, se os PMOs tiverem uma chance e forem avaliados regularmente, eles poderão trazer grande valor para uma empresa.
Mas como você mede o desempenho de um PMO para provar seu valor?
A série PMO no blog da Baymetrics
Parte 1: “O que é um PMO e por que preciso dele?”
Parte 2: Como o PMO se encaixa em sua empresa e as expectativas que ele deve cumprir
Parte 3: Como obter seu PMO aceito pela sua empresa
Por que os KPIs são tão importantes para os PMOs
Quase metade dos PMOs são eventualmente dissolvidos porque se pensa que eles não trazem valor suficiente para a organização. A maioria das partes interessadas se concentra no custo, burocracia, operação e mudanças organizacionais que um PMO traz. Mas isso é um erro? As empresas que medem o sucesso do PMO veem um desempenho incomparável do projeto. Falando claramente, isso significa menos falhas no projeto, maior produtividade e menores custos do projeto.
Os próprios PMOs devem trabalhar para provar seu valor rastreando as métricas apropriadas. Isso permitirá que os PMOs identifiquem áreas que poderiam melhorar, validando outras áreas que estão funcionando muito bem. Como pode ser entediante avaliar o seu PMO, você pode optar por contratar um consultor externo para analisar seu desempenho.
Independentemente de quem está fazendo a análise, os KPIs do seu PMO dependerão principalmente da função e do espectro de tarefas do Escritório/Profissional de Gerenciamento de Projetos. Se você não sabe por onde começar com os indicadores, aqui estão alguns dos KPIs mais comuns para PMOs, para você ter uma idéia.
H2 KPIs padrões para PMOs
(Fonte: Gartner )
O sucesso é mais do que apenas dados
O sucesso do seu PMO não pode ser medido apenas quantitativamente. Um PMO bem-sucedido também terá um efeito profundo em seus funcionários. Para avaliar se o seu é ou não bem-sucedido para seus funcionários, tente fazer essas perguntas sim ou não. Suas respostas não apenas informarão o que está e o que não está funcionando, mas também o nível atual de aceitação do PMO em toda a empresa.
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O PMO economiza tempo para você?
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O PMO facilita o trabalho para você?
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Você conhece as prioridades do portfólio?
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O PMO promove a comunicação entre projetos e a transferência de informações?
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Você acha que o PMO o apoia na resolução de conflitos de recursos?
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Os métodos pré-definidos de PM são úteis para você?
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Os cursos de treinamento oferecidos são úteis?
Potencial do PMO
Se for dada a chance, um novo PMO pode agregar valor mensurável e significativo à sua empresa. Muitas empresas lutam com a implementação e adoção de um PMO, mas se você enfrentar os desafios, poderá obter as recompensas oferecidas por PMOs eficientes e bem-sucedidos. Para que os PMOs ofereçam valor, eles precisam de ferramentas poderosas para gerenciar seus portfólios de projetos.
