Como o PMO se encaixa na sua empresa (PMO Parte 2)


Como o PMO se encaixa na sua empresa

Um PMO bem estabelecido atende às expectativas das partes interessadas.


A série PMO no blog da Baymetrics:

Parte 1: O que é um PMO e por que eu preciso dele?

Parte 3: Como obter seu PMO aceito pela sua empresa

Parte 4: Avalie o sucesso do seu PMO


Na Parte 1 desta série , discutimos o que é um PMO e quais benefícios você adquire com um. Agora, você pode ter mais perguntas, como: “Onde o PMO se encaixa melhor na estrutura da minha organização?”, “Quem deve trabalhar neste novo departamento ou com este profissional?”, “Qual é a relação entre o PMO e as partes interessadas?”, e “Quais são as expectativas?” Continue lendo para obter respostas para essas perguntas.


O PMO flexível


Onde o PMO se encaixa na hierarquia da sua empresa é flexível e depende das tarefas específicas que serão atribuídas a ele. Essas tarefas, por sua vez, são baseadas nas necessidades e características da sua empresa. Basicamente, existem três tipos de PMOs.


O Nível Corporativo (SPMO para PMO Estratégico ou PPMO para Escritório de Gerenciamento de Portfólio de Projetos) é responsável por:

Planejar, priorizar e controlar todos os projetos (PPM), definir padrões e processos de gerenciamento de atividades e trabalhar em estreita cooperação com a gestão.

O Departamento e o Nível do Programa (Escritório de Gerenciamento de Programas) são responsáveis ​​por:


Controlar projetos, gerenciar recursos e criar efeitos de sinergia entre os departamentos.

O Projeto Leve (PO do Escritório de Projetos) é responsável por:

Controlar e apoiar atividades e trabalhar em estreita cooperação com os gerentes de projetos (isso só vale a pena para grandes projetos).


À medida que as tarefas estratégicas do PMO aumentam, faz com que os PMOs geralmente cheguem ao mesmo nível do planejamento operacional e diretamente abaixo da gerência sênior. A proximidade com a gerência sênior faz sentido porque, em última análise, o PMO implementa a visão da empresa e as estratégias e metas derivadas da missão.

(Fonte: PMI)


Quem trabalha no ou com o PMO?


O diretor ou gestor do PMO pode ser um funcionário interno ou um especialista externo, dependendo de suas habilidades profissionais, bem como de sua experiência, personalidade, habilidades pessoais e plano de carreira. A pessoa ideal é geralmente um gerente de projetos sênior, com um bom relacionamento com os líderes de projeto e a gerência sênior.

Como existem poucas oportunidades de treinamento tradicional para os funcionários ou profissionais de PMO, é especialmente importante fornecer pessoal para este departamento. Surge a questão de saber se a equipe deve ser formada por funcionários bem-formados ou especialistas mutuamente complementares. A melhor opção pode ser: funcionários menos experientes e que entendam de gerenciamento de projetos. Esses candidatos devem ser aprendizes rápidos e altamente resilientes, com grande potencial de desenvolvimento. O conhecimento sobre os processos pode ser aprendido na prática.

(Fonte: PMI)


Partes interessadas do PMO e suas expectativas


O PMO é o hub central entre a gerência sênior, chefes de departamento, gerentes de recursos, controladores e gerentes de projeto. Todos podem ter expectativas diferentes do PMO.


Como o PMO se encaixa na sua empresa

Gerência sênior:

  • Executar gerenciamento de vários projetos;

  • Organizar e preparar o quadro do portfólio com dados e cenários bem preparados para portfólios de projetos;

  • Resolva diretamente conflitos menores de recursos e prepare decisões em caso de grandes conflitos de recursos;

  • Aumentar a visibilidade dos riscos do projeto;

  • Avaliar projetos e resultados em andamento;

  • Apoie os gerentes de projeto o máximo possível;

  • Aumentar a qualidade final dos projetos.

Líder de departamento:

  • Controlar solicitações de recursos e designar funcionários apropriados;

  • Comunicar a disponibilidade real de recursos em vez da capacidade teórica;

  • Priorize projetos de acordo com as metas da empresa para otimizar o gerenciamento de recursos;

  • Fornecer o roteiro para o melhor gerenciamento possível da alocação de recursos a longo prazo.

Controlador:

  • Controlar solicitações de orçamento;

  • Comunicar informações atualizadas do plano para os cálculos do orçamento;

  • Priorizar os projetos de acordo com os objetivos da empresa, para que o orçamento possa ser reservado para os projetos mais importantes;

  • Fornecer o roteiro para a melhor gestão possível do orçamento de longo prazo.


Gestor de projeto:

  • Atribuir tarefas de projeto claras;

  • Apoiar o planejamento do projeto com práticas recomendadas e dados atuais;

  • Aprovar alterações, comprometer recursos e orçamentos;

  • Selecione as ferramentas apropriadas e treine os funcionários para usar as ferramentas e os métodos;

  • Treinar e orientar funcionários novos e atuais, conforme necessário.


Preparar e conduzir reuniões relevantes


Os PMOs e gerentes de projeto geralmente têm o relacionamento mais difícil, pois os gerentes de projeto são diretamente afetados pelas decisões e ações do PMO. O PMO deve reduzir ao máximo a carga sobre os gerentes de projeto, impondo apenas algumas obrigações operacionais e, algumas vezes, burocráticas, além de esclarecer os benefícios da atividades adicionais.


Outras partes interessadas:


O PMO precisa fornecer assistência e colaboração a outras partes interessadas quando tiverem perguntas específicas. Os clientes interagem apenas indiretamente com o PMO, pois – é claro - estão interessados ​​apenas nos resultados. Eles não costumam ver como os projetos são concluídos ou desenvolvidos, mas perceberão se o PMO sempre fornece bons resultados.


Se você não tem um PMO há muito tempo ou está apenas pensando em introduzir um PMO, espero que este post tenha fornecido uma boa visão geral de como o PMO e suas funções funcionam em uma organização. Para aqueles que possuem um PMO estabelecido, vale a pena realizar uma análise das partes interessadas e registrar as diferentes expectativas. Somente então as responsabilidades e áreas de trabalho centrais do PMO se tornarão claras.

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