Já vamos admitir antecipadamente: Nós amamos listas. Sentimos uma emoção toda vez que verificamos alguma coisa e nos sentimos realizados em realizar tarefas, marcar aquele “check” em tudo que já foi feito, por menores que sejam, o sentimento de realização é muito bom.
Portanto, não deve surpreender que o Microsoft To Do seja nosso aplicativo favorito de lista de verificação. É uma das ofertas mais recentes de aplicativos no Office 365. A Microsoft adquiriu a empresa por trás do Wunderlist – um aplicativo popular para gerenciar tarefas – e incorporou um Wunderlist renomeado e reimaginado como parte do Office 365.
As ofertas de tarefas são abundantes no Office 365, das tarefas originais no Outlook às listas de tarefas do SharePoint e do Microsoft Planner ao Microsoft Project. O To Do, no entanto, é o gerenciador de tarefas criado a partir do zero para a perspectiva do usuário final em tarefas pessoais.
Começando
O To Do está disponível para praticamente todos os clientes do Office 365 . Se você possui uma conta do Office 365, pode simplesmente fazer logon no To Do usando seu endereço de email e senha. É provável que você já veja a Tarefa no portal office.com, listado com outros aplicativos do Office 365.
Você pode acessar as suas tarefas em várias plataformas, incluindo seu navegador da Web, aplicativos móveis para iOS e Android e aplicativos de desktop para Windows e macOS. Todos eles funcionam basicamente da mesma maneira e não importa em quais aplicativos você está conectado, suas tarefas devem sincronizar perfeitamente em todos os seus dispositivos.
Listas incorporadas
Existem seis listas que vêm como padrão no To Do (embora algumas possam precisar ser ativadas).
My Day: você pode adicionar manualmente qualquer tarefa à sua lista My Day. My Day é sua oportunidade de revisar suas tarefas (independentemente de qual outra lista elas estejam) e adicionar as que você deseja realizar naquele dia. My Day permite que você tenha uma idéia clara do que deseja concluir nesse dia. Isso ajuda a impedir que você fique sobrecarregado com todas as tarefas que você pode ter no To Do.
Importantes: Para adicionar qualquer tarefa à sua lista Importante, clique na estrela ao lado do nome da tarefa. Guarde esse espaço para as tarefas críticas ou facilmente esquecidas que você deseja garantir que sejam destacadas para o futuro.
Planejado: qualquer tarefa que tenha um lembrete definido ou uma data de vencimento será automaticamente adicionada ao Planejado, onde as tarefas geralmente são listadas em ordem cronológica. Isso fornece uma boa visão geral de como você deve configurar sua agenda futura para gerenciar essas tarefas.
Email sinalizado: você pode permitir que qualquer email que você sinalize no Outlook apareça automaticamente em Tarefas como uma tarefa relacionada.
Designado a você: quaisquer tarefas atribuídas a você nas Tarefas pendentes, no Outlook ou no Microsoft Planner – mesmo por outras pessoas – serão automaticamente adicionadas a Designado a você .
Tarefas: este é um local para manter tarefas ad hoc e tarefas que não se encaixam em nenhuma das listas que você criou.
Criando tarefas
Para criar uma tarefa, vá para uma lista existente e clique no botão Adicionar Tarefa nessa lista. Se você não tiver uma lista pessoal que faça sentido, sempre poderá criar sua tarefa em My Day, Importantes, Planejado ou Tarefas.
Quando você cria uma tarefa, primeiro será solicitado o título da tarefa. Depois de nomear sua tarefa, você pode abri-la para atualizar outros campos. Esses campos podem ser realmente úteis:
· Estrela: À direita do nome da tarefa, há um ícone de estrela. Clique nele para marcar a tarefa como importante. Isso adiciona automaticamente a tarefa à lista Importante.
· Etapas: Algumas tarefas requerem subtarefas para serem concluídas. Se essa tarefa não for importante o suficiente para ser dividida em várias tarefas ou para criar uma nova lista com todas essas tarefas, use a opção Etapas para especificar todas as etapas do processo para concluir a tarefa. Você pode reordenar as etapas clicando e mantendo pressionado e arrastando para o novo local desejado (portanto, não se preocupe em colocá-las na ordem correta logo de início). Marque cada etapa como concluída e, quando todas estiverem concluídas, você poderá marcar toda a tarefa como concluída.
· Adicionar ao My Day: adicione qualquer tarefa ao My Day clicando neste botão. Ele oferece uma ótima maneira de gerenciar apenas o que você está trabalhando hoje.
· Lembre-me: defina um lembrete para trabalhar nesta tarefa em algum momento no futuro. Você receberá uma notificação padrão no seu computador desktop ou dispositivo móvel. Você pode escolher datas e horas predefinidas ou definir uma data e hora personalizadas para seu lembrete. Qualquer tarefa com um conjunto de lembretes será adicionada automaticamente à sua lista Planejada . Observe que Lembrar-me não está conectado à Data de Vencimento .
· Adicionar data de vencimento: a maioria das tarefas vence dentro de um determinado período; portanto, este campo permite definir quando isso é para uma tarefa. Qualquer tarefa com data de vencimento também é automaticamente adicionada à lista Planejada . Você pode escolher datas e horas predefinidas ou definir uma data e hora personalizadas para a data de vencimento. Observe que a Data de vencimento não está conectada ao Remind Me ; você não receberá automaticamente um lembrete apenas porque tem uma data de vencimento (até que seja potencialmente tarde demais).
· Repita: Se esta tarefa ocorrer com frequência regular, você poderá configurá-la para não precisar inseri-la manualmente a cada vez. Depois que a tarefa é marcada como concluída ou ultrapassada a data de vencimento, a repetição é ativada e a tarefa aparecerá com a nova data de vencimento.
· Adicionar arquivo: você pode anexar um arquivo a uma tarefa para manter o arquivo acessível ao trabalhar na tarefa. Lembre-se de que o A Fazer não deve ser um repositório de arquivos e que faltam alguns dos principais recursos de ferramentas como o SharePoint e o OneDrive. Se você precisar de recursos mais avançados, como controle de versão e coautoria, use o SharePoint e o OneDrive.
· Adicionar nota: você pode adicionar detalhes à sua tarefa com o campo de nota.
Criando listas
À medida que você adiciona mais tarefas, você definitivamente descobrirá que deseja mantê-las organizadas. Listas e grupos ajudam nisso. Você pode criar uma lista clicando em Nova lista na parte inferior da tela inicial de Tarefas pendentes. Nomeie sua lista da maneira que desejar. Como você precisa criar novas tarefas neste tópico, insira a lista e clique em Adicionar Tarefa para criar sua tarefa nessa lista.
Existem muitas opções de como as listas se apresentam. Se você abrir uma lista para mostrar as tarefas, haverá reticências no canto superior direito da lista. A partir daqui, você pode renomear a lista, mover a lista, alterar seu grupo, etc., mas o mais importante a ser retirado é que você pode escolher como as tarefas serão exibidas. Clique em Classificar e você verá que pode classificar suas tarefas por data importante, em ordem alfabética, data de vencimento, data de criação, concluída e se elas foram adicionadas ao My day . E cada lista pode ser classificada de maneira diferente, dependendo de suas necessidades. Você também pode decidir se deseja mostrar ou ocultar as tarefas concluídas.
As listas também vêm com temas. Se você não estiver usando o modo escuro, os temas adicionarão um cabeçalho colorido e uma cor de plano de fundo às suas listas, o que pode ajudá-lo a saber imediatamente em qual lista você está apenas com base no esquema de cores.
Criando grupos
Os grupos estão um nível acima das listas. Você pode adicionar várias listas a um grupo para mantê-las classificadas para atender às suas necessidades. Para melhores práticas de organização de suas listas e grupos, abordarei algumas ideias em uma futura postagem no blog, portanto, fique atento!
O A Fazer substituiu recentemente as tarefas no Microsoft Outlook. Isso é bastante importante, considerando que a seção de tarefas do Outlook é padrão há décadas. O To Do é significativamente mais rico em recursos do que as tarefas do Outlook e foi realmente criado para um mundo móvel, enquanto as tarefas do Outlook não.
As tarefas A Fazer devem aparecer automaticamente no Outlook para você. Se você estiver usando o Outlook na Web e o visualizando “o novo Outlook”, o botão de tarefas na verdade leva você a fazer um wrapper do Outlook (mas ainda é o que fazer).
Outro recurso integrado é a capacidade de adicionar um email como uma tarefa na Tarefa, abrindo o botão calendário / tarefa na barra do conjunto e arrastando um email para o painel que é exibido. Ele criará automaticamente uma tarefa a fazer para você.
E, por último, você pode exibir automaticamente o email sinalizado no Outlook como tarefas em Tarefas. Você deve habilitar isso se quiser usá-lo e, depois de fazer isso, verá automaticamente essas tarefas na lista Email sinalizado . Mais detalhes estão disponíveis no site da Microsoft.
Conexões com o Planner
O Microsoft Planner é um aplicativo de gerenciamento de projetos lançado para os clientes do Office 365 há alguns anos atrás. Se você já usou o Trello ou ferramentas semelhantes de gerenciamento de projetos no estilo bucket, é assim que o Planner funciona. O Planejador é ótimo para equipes menores que não precisam da complexidade do Microsoft Project, mas precisam de uma solução de gerenciamento de tarefas baseada em grupo mais poderosa que as tarefas do Outlook (ou Tasks, nesse sentido).
O que complica as coisas, porém, é que o Planner agora é outro lugar onde as listagens de tarefas podem estar localizadas. Mas, graças a uma atualização recente para o A Fazer e o Planejador, agora você pode visualizar as tarefas do Planejador atribuídas a você diretamente no A Fazer. É aqui que entra a lista Designado a você ; suas tarefas do Planejador aparecerão lá. Para visualizar as tarefas do Planejador, execute a ação em Tarefas a fazer para garantir que essas tarefas sejam exibidas em Tarefas.
Você pode encontrar as instruções sobre como visualizar as tarefas do Planner em Tarefas pendentes – além de todos os detalhes desse anúncio de recurso – nesta postagem no blog da comunidade da Microsoft – Tarefas pendentes de maio de 2019.
Se engajar…
É tudo o que você precisa para começar o To Do! Desfrute todo o potencial de marcar suas tarefas enquanto foca todo seu talento em seu trabalho e na sua vida pessoal, também. Fique ligado em mais postagens à medida que exploramos e compartilhamos a jornada de Tarefas Pendentes com práticas recomendadas, listas de exemplos, estudos profundos de nossas listas para saber como elas funcionam e muito mais.
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